כאמור – שירותי משרד יחסי ציבור אינם לוקסוס, הם הכרח.

בדיוק כפי שבתכנון התקציבי נכלל סעיף שיווק, כך צריך להיות תקציב "יחסי ציבור".
לצערנו, יש ארגונים שפונים אלינו רק אחרי שחוו משבר תקשורתי. משבר שהיה נמנע אילו שירותי יעוץ תקשורתי היו נכללים בתוכנית העבודה של הארגון לפני כן.
לסיים משבר ולהתחיל לאחות את השברים מחדש בתהליך מיצוב הוא תהליך ארוך ויקר יותר מאשר שימוש בשירותי יחסי ציבור שוטפים אשר מייצרים ומתחזקים את מוניטין הארגון ויוצרים לו נוכחות תקשורתית יעילה אשר פועלת לטובתו גם בעת משבר.

השיקולים לא להחזיק דובר הם לעיתים כלכליים, ויש ארגונים המעדיפים לשכור שירותי משרד יחסי ציבור. מאידך, יש שמחזיקים גם דובר וגם יועץ תקשורת, שתפקידו לראות את התמונה הכללית, ולהתמודד עם משברים שדורשים יעוץ אובייקטיבי ומקצועי של גורם חיצוני. משרד יחסי ציבור מסייע לארגון- בין אם יש לו דובר ובין אם לאו, לזרוע זרעים בשדות לא חרושים, לסייע במיצוב, לייעץ ולנסח מסרים ולבנות זהות עדכנית בהתאם למציאות משתנה.

אך האלמנט העיקרי שבגללו באמת מומלץ לבחור בשירותי משרד יחסי ציבור מקצועי, הוא המקצועיות והגב האינטלקטואלי של משרד יחסי הציבור. כשם שטיפול באוטו עושים במוסך, כך עבור יצירת דימוי חיובי, מזמינים יועץ תקשורתי. לעיתים יש צורך בניהול פרויקט מסוים בדרך של יצירת קמפיין ממוקד וזאת במקביל לניהול דוברות שוטף לארגון. היתרון בשכירת יועץ תקשורת לניהול קמפיין ממוקד הוא ביכולתו לחשוב מחוץ לקופסא, להיות "נקי" ממחויבויות כאלה ואחרות בין הדובר ועיתונאים מסוימים ולהציע דרכים חדשות ורעננות שישרתו הן את הקמפיין הממוקד והן את הארגון לטווח הארוך.


אספקט נוסף, שהוא מתפקידו של משרד יחסי הציבור המקצועי הוא אלמנט הניתוח. דיברנו בתחילת הפוסט על ניהול משברים ומניעתם. חלק מתפקידו של מנהל יחסי ציבור הוא לנתח את התנועות בתקשורת, במסרים, בנושאים שעולים על סדר היום ולהבין מתוך כך לאן נושבות הרוחות. כך למשל ניתן למנוע מארגון בתעשייה מסויימת לחטוף עליהום תקשורתי כיוון שארגון מתחרה הוציא שם רע לאותה תעשייה. ניתן להבין ולדעת מתי ארגון נמצא תחת חקירה (סמויה או גלויה) ולהתמודד עמה – למשל, לגרום לאותה חקירה להיראות מראש כלא רלוונטית.

בזמנו טיפלנו במשבר תקשורתי אליו נקלעה חברה יזמית בתחום הנדלן שנקלעה לסערה במקרה. דובר החברה לא הצליח לנתק את החברה מהסערה ואילו אנחנו הצלחנו בעמל רב בזכות קשרינו ההדוקים עם כתבי הנדלן ובעיקר בזכות המוניטין שרכשנו במהלך השנים בתוקף היותנו מותג בתחום יחסי הציבור בתחום הנדלן